Was zahlreiche Studien seit Jahren belegen, Unternehmen mit einem Project Management Office haben im Projektgeschäft mehr Erfolg! Dieses argumentative Essay um PMOs erfolgreich zu starten und zu führen kann ich nur aus der Praxis bestätigen.
Lohnt sich die Einführung eines PMO wirklich?
Die Einführung eines Project Management Office ist zwangsläufig mit Schwierigkeiten verbunden. Deswegen haben wir die gängigen Problemen einer Einführung eines PMO zusammengetragen, die es zu beachten und zu vermeiden gilt.
Aufgrund des erforderlichen Aufwands sind viele Unternehmen in agilen Zeiten unsicher, ob sich die Einführung eines PMO wirklich lohnt. Bei einer auf Zahlen, Daten und Fakten beruhenden Betrachtung fällt die Antwort jedoch meist positiv aus. Im folgenden Beitrag erfahren Sie warum.
Professionalisierung des Projektgeschäfts
Mangels ausreichender Kapazitäten oder nicht hinreichend qualifizierter Projektmanager werden Projekte in vielen Unternehmen ohne professionelles Projektmanagement durchgeführt.
In vielen organisch gewachsenen Betrieben sind die ersten Projekte ohnehin wenig komplex und bleiben überschaubar. Pragmatisches und situationsbezogenes Handeln führt hier auch meist zu den gewünschten Erfolgen. Man darf dabei nie vergessen, dass in dieser Zeit auch noch eine intensive Unterstützung des Managements vorhanden ist. Hier liegt auch noch der Fokus auf Projektinhalten. Dabei geht bereits hier der Überblick über Termine, Kosten, Ressourcen und Kundenzufriedenheit dabei verloren.
Mit einem stetigen Wachstum des Unternehmens steigt jedoch auch die Komplexität, die interne Arbeitsaufteilung beginnt und die Verantwortungsbereiche werden neu geordnet bei gleichzeitig steigender Differenzierung der Projekte. Es beginnt die Suche nach geeigneten Methoden und Hilfsmitteln zur Projektabwicklung. Wird nicht bereits hier zielgerichtet gesteuert, so werden viele verschiedene Methoden und Hilfsmittel eingeführt, die später berechtigter Weise nur mit Widerstand aufgegeben werden. Zu sehr hat man die eigenen Hilfsmittel lieb gewonnen bzw. an die Anpassung der Hilfsmittel an die eigenen Bedürfnisse sehr stark investiert.
Bereits bei diesen einfachen Beispielen wird deutlich, wie ein Project Management Office die Etablierung eines systematischen Projekt-, Programm- und Portfolio Managements unterstützen kann und aus wirtschaftlichen Überlegungen heraus, unterstützen muss.
Vereinheitlichung der Projektmethoden
Je stärker die Ausrichtung eines Unternehmens auf das Projektgeschäft zunimmt, desto größer wird der Bedarf, aus Gründen der Effizienz und damit der Wirtschaftlichkeit, zur Vereinheitlichung der Projekt Management Methoden und Tools.
In der Praxis orientieren sich die verwendeten Projektmethoden oft an den Erfahrungen und Vorstellungen der Projektleiter. Jeder wirkt als mehr oder weniger erfolgreicher Künstler in seinem Metier. Eine einheitliche Projektmethodik kann sich so wohl nicht etablieren.
Projektleiter und Projektmitarbeiter lernen in solchen Fällen nur aus ihren eigenen Fehlern und nicht aus denen anderer. Das führt dazu, dass neue Projekte häufig mit den gleichen Fehlern und Problemen zu kämpfen haben. Und damit ist Ineffizienz vorprogrammiert.
Ein Project Management Office muß dem entgegenwirken, indem es eine einheitliche Vorgehensweise für alle Projekte eines Unternehmens gemeinsam mit den aktiven Projektleitern und Projektteams zusammen entwickelt. Das bereits Vorhandene Know How ist zu wertvoll um es links liegen zu lassen. Das erhöht zunächst den Aufwand, reduziert aber in der Folgepraxis die Kosten für das Projektmanagement und ermöglicht gleichzeitig eine Vergleichbarkeit der Projekte. Gleichzeitig wird durch die Einbindung der bestehenden Projektmannschaft auch die Akzeptanz für die Anwendung der neuen Methoden sicher gestellt.
Für einheitliche Projektmanagementmethoden braucht es zwar nicht zwingend ein PMO. Eine Unternehmenseinheit zu haben, die diese neuen Methoden auch trainiert und über die Einhaltung der Richtlinien wacht, kommt jedoch jedem Projekt zugute.
Unterstützung der Projektleitung
Projektleiter investieren sehr viel ihrer Zeit in die Bearbeitung administrativer Aufgaben, anstatt Kosten zu planen und wichtige Entscheidungen zu treffen, sitzen sie häufig vor einem Berg administrativer Aufgaben oder sind mit Controlling beschäftigt.
Hier muss ein PMO wertvolle Unterstützung leisten, die Projektleitung entlastet um die Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Gleichzeitig ist dies auch eine Vorbeugemassnahme um das häufig auftretende Burnout im Projektmanagement zu verhindern.
Entlastung des Projektteams
Aber auch für alle Projektmitarbeiter fallen zahlreiche administrative Aufgaben im Projekt an. Ergebnisse müssen dokumentiert, Berichte erstellt und Projektaufgaben geplant werden. Gelingt es dem PMO hier eine einheitliche Systematik zu schaffen, Standards zu etablieren und solche Aufgaben aus dem operativen Projektalltag zu entfernen, kann sich die Projektleitung und das Projektteam seinen Kernaufgaben widmen. Die Effektivität des Projektteams steigt somit nachweislich.
Verbesserung der internen Projektkommunikation
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine effektive Projektarbeit ist, bei der heutigen Informationsflut, eine optimierte Kommunikation. Nur bei einer gelungenen internen Projektkommunikation können Austausch, Abstimmung, Motivation und Bindung der Projektmitarbeiter dauerhaft gewährleistet werden. Eine wohl überlegte und geordnete Projektkommunikation zum Kunden und den am Projekt beteiligten Vertragspartnern stellt sicher, dass alle gemäß ihrer Mitwirkungspflicht eingebunden, frühzeitig über Entscheidungsprozesse informiert und die Entscheidungen auch mittragen können.
Fehlende oder schlechte Kommunikation ruft Missverständnisse, Widerstände und Konflikte hervor und wirkt als schleichender Auslöser für so manche Projektkrise. Kurz gesagt: „Dies gefährdet die Zusammenarbeit im Team, mit dem Kunden und Vertragspartnern und stellt den Projekterfolg in Frage.“
Natürlich verbessert sich nicht alleine durch einen regen Austausch der Projektmitglieder der Projekterfolg. Es sind schon die notwendigen Rahmenbedingungen erforderlich um die Kommunikation in den Projekten geordnet und zielorientiert zu fördern. Das Project Management Office kann dabei als Interaktions- und Kommunikationsplattform dienen, die das Netzwerken vereinfacht. Zudem ermöglicht es einen Erfahrungsaustausch zwischen Projektmanagern.
Ausrichtung aller Projekte an der Unternehmensstrategie
Wenn jedes Projekt, jeder Projektleiter im Unternehmen die Unternehmensstrategie nach individuellen Vorstellungen umsetzt, wir kaum die Unternehmensstrategie ganzheitlich greifen. Denn Unternehmens- und Geschäftsstrategien werden durch Projekte implementiert und somit tragen nicht alle Projekte eines Unternehmens direkt zur Unternehmensstrategie bei.
Begreift man Projektmanagement nicht nur als Problemlösungsmethodik, sondern auch als Mittel zur Implementierung von Strategien, so wird deutlich, wieso die Ausrichtung aller Projekte an der Unternehmensstrategie von essentieller Bedeutung ist.
Das Project Management Office sorgt dafür, dass alle durchgeführten Projekte an der Unternehmensstrategie ausgerichtet werden. Dies beinhaltet zu Entscheiden, für welche Ausschreibungen/Projekte man sich am Markt bewirbt und wie man sich unter anderem bezüglich Kosten- und Ressourcenanalyse und der darauf aufbauenden Priorisierung der Projekte ausrichtet.
Etablierung und Förderung einer Projektmanagement-Kultur
Wissen, Erfahrung und Tradition der Projektarbeit unterscheiden sich oft von der klassischen Unternehmenskultur. Die Hierarchien im Projekt sind deutlich flacher, die Kooperationsbereitschaft höher und die Konfliktfähigkeit ausgeprägter.
Aber auch organisatorische Aspekte wie Personalentwicklung, Training, PM Assessments, Risikobereitschaft und Veränderungsmanagement und eine „lernende“ Organisation sind Faktoren, die das Projektmanagement von klassischer Unternehmenskultur unterscheidet. Gerade das Konfliktpotential bietet auch eine riesige Chance, sofern diese Potential neutral von einem PMO moderiert aufbereitet und als Verbesserungspotential erkannt und in bestehender Abläufe/Prozesse integriert wird.
Ein PMO bietet eine ideale Möglichkeit, eine solche Projektmanagement-Kultur im ganzen Unternehmen einzuführen und zu fördern. Ja gerade wegen der flachen Struktur auch Anregung zum Überdenken einer überbordenden Unternehmenshierarchie zu liefern.
Best-Practices und Wissenstransfer
Eine der elementarsten Aufgaben des PMO ist die Sammlung, Strukturierung, Analyse und Weitergabe von Wissen. Das Projekt Management Office ist der Hüter des Projektwissens eines Unternehmens.
Dieses Wissen entsteht vor allem durch die Auswertung und Interpretation von „Lessons Learned“. Aber auch, und dies ist heute fast noch wichtiger, in der Sammlung von Daten und Fakten. Denn hier geht es in einer zunehmend agilen Welt nicht mehr um eine retroperspektivische Betrachtung sondern vor allem darum vorausschauend die Entwicklung eines Projektes, der Projekte vorhersehen zu können. Diese Zukunftsaufgabe kann ausschließlich nur ein PMO überhaupt leisten
Durch die Weitergabe von „Best Practices“ wird dieses Wissen allen Mitarbeitern verfügbar gemacht, sodass auch die Lernprozesse beschleunigt werden können und in großen Unternehmen ein Train the Trainer Konzept oder gar eine Coaching Struktur eingeführt werden kann.
Außerdem ist das PMO dafür verantwortlich, den Überblick über Ressourcen und Kapazitäten zu wahren und an die Geschäftsverantwortlichen weiterzugeben. Im klassischen Sinnen, ist das PMO die Zahlen, Daten und Fakten zu liefern um den Management Prozess zu unterstützen. Nur so kann ein durchdachtes Projektportfolio eine Requirement Matrix auf Basis der verfügbaren Ressourcen erstellt werden.
Projektmanagement-Tools und Infrastruktur
Geeignete und einheitliche (Software-)Tools sind heutzutage für professionelles Projektmanagement unerlässlich. Das Project Management Office muss hier eine Auswahl geeigneter Tools treffen um eine optimale Unterstützung anzubieten, als auch um die Kosten für Anschaffung, Service, Schulung in Grenzen zu halten. Das vereinfacht die Arbeit der Projektleiter enorm und ist die Voraussetzung um Projekte vergleichen und weitere Verbesserungspotentiale ausschöpfen zu können.
Neben der Auswahl der Software-Tools ist es die Aufgaben eines PMOs, die Projektmitarbeiter (weltweit) zu schulen und zu trainieren. So werden die Projektmitarbeiter zunächst vom PMO geschult und später individuell im Sinne eines Train the Trainer Prinzips gecoacht. Das verhindert Verständnisprobleme und ermöglicht eine projek-tinterne Zusammenarbeit auf hohem Niveau.
Scheitern verhindern – Effektivität erhöhen
In einer Zeit, die immerwährende Agilität von Unternehmen verlangt, nehmen Projekte einen immer größeren Stellenwert ein. Die zunehmende Relevanz von Projekten erhöht auch deren Beitrag zu den Unternehmenszielen, womit steigende Verantwortung verbunden ist.
Unternehmen können es sich nicht leisten, Projekte scheitern oder im Sande verlaufen zu lassen, denn nicht nur der materielle Schaden, sondern auch der immaterielle Schaden schlägt zu buche.Project Management Offices bieten hier vielfältige Möglichkeiten das Scheitern von Projekten zu verhindern oder die Folgen erheblich abzufedern.
Studien zufolge kann ein gut geführtes PMO die Effektivität von Projektteams nahezu verdoppeln (vgl. Litke 2007. Projektmanagement. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. Evolutionäres Projektmanagement. S. 243).
Das PMO sorgt für schnellere Umsetzung, geringere Kosten und höhere Qualität von Projekten.
Fazit
Ein Project Management Office bietet also viele strukturelle, administrative und operative Vorteile für ein professionelles Projektmanagement. Es sorgt für eine Vereinheitlichung der Projektmethoden und entlastet Projektleitung und Projektteam.
Interne Prozesse werden durch effizientere Kommunikation verbessert und alle Projekte werden durch das PMO an die Unternehmensstrategie angepasst. Innerhalb des Unternehmens wird durch das PMO eine Projektkultur etabliert und der Wissenstransfer zwischen den Projekten eines Unternehmens verbessert.
All dies führt dazu, dass Projektarbeit professioneller wird und weniger Projekte scheitern. Gerade in Zeiten, in denen Agilität zum wirtschaftlichen Handeln zwingt, sind dies schlagkräftige Argumente für ein PMO.